[Implementation of electronic health records at a tertiary care eye hospital]

[Current situation of electronic medical records in ophthalmological departments in Germany]

BACKGROUND

Electronic medical records are required in ophthalmology clinics to be integrated into digital care networks and efficient clinical registry databases.

AIM OF THE WORK

To assess the prevalence and methods of electronic medical recordkeeping in inpatient ophthalmological care in Germany.

MATERIAL AND METHODS

An online questionnaire was sent to all German university eye hospitals and ophthalmology departments in June 2021. It included 13 open and closed option questions concerning current practices of digital recordkeeping, including the structure of data storage and the recording of billing-relevant codes in the departments.

RESULTS

A total of 44 (44%) out of 100 clinics responded. Patient documentation was completely digital in 15 (34%) clinics and partly digital and paper-based in the remaining 29 (66%). A total of 16 different constellations of documentation programs were specified. The most frequently used programs were Orbis (27%) (Dedalus HealthCare, Bonn, Germany), FIDUS (18%) (Arztservice Wente, Darmstadt, Germany), and SAP/i.s.h.med (16%) (SAP Deutschland, Walldorf, Germany; Cerner Deutschland, Berlin, Germany) and 3 clinics indicated primary use of paper records. Structured documentation of findings was performed in 61% of the departments, while 23% used a semistructured manner and 15% used a nonstructured format. Electronic documents are stored as DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine) documents 20% of the clinics and as PDF (Portable Document Format) files in 34% of the clinics while 23% store scanned printouts.

DISCUSSION

Methods of medical record keeping in German eye clinics are heterogeneous, with paper-based documentation continuing to play an important role. This, as well as the high number of different electronic medical record software pose important challenges in terms of interoperability and secondary use of clinical data.

[Automated data extraction into a cataract surgery registry : Automatic investigation of results in the registry on ophthalmological analysis (ROPHA)]

BACKGROUND

Medical data should be evaluated with respect to quality management, for scientific and research purposes on the basis of registries. These data are stored in the EMR in an unstructured way and are not suitable for automatic evaluation.

METHOD

The EMR tomedo (Zollsoft/Jena) and the PACS of FORUM (Zeiss/Oberkochen) manage personal, medical and image data for cataract surgery. New developed input masks gather data from diagnostic tools direct in a structured way. These data are automatically extracted by an ETL process and are stored in our data warehouse. Via Excel specific data can be selected and displayed in the dashboard. All medical data are structured and stored electronically. Few data are entered manually and most of the data are entered by pull-down menus or taken over directly from diagnostic equipment.

RESULTS

A total of 2816 cataract surgeries of 1844 patients were selected for a first analysis. Results of IOL type distribution in relation to the patients and to the surgeons are displayed as well as prediction error of refraction for the 4 different groups of IOLs.

DISCUSSION

Structured data input into the EMR (electronic medical record) makes data for automatic extraction available thus reducing input errors or confounding data. The result is a high quality of data sets. Input of epidemiological and general medical data also helps to perform health services research. These registry data represent better information for real live data than data from clinical trials. Bureaucratic hurdles in Germany prevent the use of registry data.

[Employee survey after introduction of the FIDUS electronic patient file at the Saarland University Eye Hospital]

Ziel

Ziel der Studie war es, die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universitätsaugenklinik des Saarlandes mit der elektronischen Patientenakte FIDUS zwischen Dezember 2016 und September 2020 zu vergleichen, nachdem sie im Januar 2016 eingeführt worden war.

Methoden

Um diese Studie durchzuführen, hat das FIDUS-Team der Universitätsaugenklinik des Saarlandes einen Fragebogen erstellt. Dieser wurde im Dezember 2016 und im September 2020 an alle Beteiligten verteilt: ärztliches Personal, Pflege- und Verwaltungspersonal. Der Bogen enthielt 19 Fragen, die auf einer Skala von 0 für („stimme nicht zu“) bis 10 („stimme vollständig zu“) zu beantworten waren.

Ergebnisse

Die Anzahl der Teilnehmenden hatte von 60 (44 %) auf 89 (64 %) zwischen 2016 und 2020 deutlich zugenommen. Davon waren 23 (25,8 %) dem ärztlichen und 27 (30,3 %) dem pflegerischen Personal zuzuordnen, 12 (13,4 %) waren Verwaltungsbereich, 16 (17,9 %) in einem sonstigen Arbeitsverhältnis, und 11 (12,3 %) machten keine Angabe. Im Jahr 2020 haben 75,6 % der Befragten auf der Skala mit „10“ zugestimmt, dass die Einführung der elektronischen Patientenakte der richtige Schritt war, im Vergleich zu 36,7 % im Jahr 2016 (p < 0,001). Die Höchstbewertung, dass „die Akteneinträge mit dem Computer schneller zu schreiben sind als handschriftlich“, lag bei 38 % im Jahr 2020 vs. 25 % im Jahr 2016 (p < 0,001). Im Jahr 2020 befürworteten 61,6 % der Befragten vollständig die Einführung der papierlosen Patientenaufklärung als nächsten Schritt.

Schlussfolgerung

Die Zufriedenheit mit der elektronischen Patientenakte FIDUS hat sich im Jahr 2020 im Vergleich zu 2016 signifikant verbessert. Das gilt insbesondere für die bessere Übersichtlichkeit der Akte und die schnelleren Arbeitsabläufe. Allerdings scheint noch Optimierungsbedarf im Detail zu bestehen.

[Diagnostics of diseases of the optic nerve head in times of artificial intelligence and big data]

Hintergrund

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) ist unter anderem in der automatischen Bildsegmentierung, -analyse und Klassifikation interessant und bereits für verschiedene Bereiche der Augenheilkunde beschrieben.

Fragestellung

Diese Arbeit soll einen Überblick über aktuelle Ansätze und Fortschritte bei der Anwendung von Big Data und KI bei verschiedenen Erkrankungen des Sehnervenkopfes geben.

Material und Methode

Es wurde eine PubMed-Recherche durchgeführt. Gesucht wurde nach Studien, die klinische Fragestellungen mithilfe von Big-Data-Ansätzen beantworteten oder klassische Methoden des maschinellen Lernens bei der Analyse von multimodaler Bildgebung des Sehnervenkopfes verwendeten.

Ergebnisse

Big Data kann bei Volkskrankheiten wie dem Glaukom helfen, klinische Fragestellungen zu beantworten. KI findet sowohl bei der Segmentierung von multimodaler Bildgebung des Sehnervenkopfes als auch bei der Klassifikation von Erkrankungen wie dem Glaukom oder der Stauungspapille auf diesen Bilddaten Anwendung.

Schlussfolgerung

Mithilfe von Big Data und KI können Zusammenhänge besser erkannt und die Diagnostik und Verlaufsbeurteilung von Erkrankungen des Sehnervenkopfes erleichtert oder automatisiert werden. Eine Voraussetzung für die klinische Anwendung ist in Europa die CE-Kennzeichnung als ein Medizinprodukt und in den USA die Zulassung durch die Food and Drug Administration.

[Electronic patient files in hospital information systems]

Hintergrund

Die Einführung einer elektronischen Patientenakte (EPA) im Bereich der Ophthalmologie stellt für viele Kliniken eine Herausforderung dar. Obwohl alle Kliniken ein Krankenhausinformationssystem (KIS) besitzen, sind die wenigsten dieser Systeme für die komplexe ophthalmologische Patientenakte gerüstet.

Methodik

Wir berichten über die Implementierung einer ophthalmologischen EPA innerhalb des vorherrschenden KIS (Agfa-ORBIS; Agfa HealthCare GmbH, Bonn). Dabei werden sowohl die digitale Aktenführung als auch die Anbindung der vorhandenen Untersuchungsgeräte dargestellt.

Ergebnisse

Die von uns entwickelte EPA wird im klinischen Alltag seit 2009 genutzt und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Durch eine enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung konnten alle Untersuchungsgeräte digital angebunden werden und ein papierloses Arbeiten ermöglichen und die Nachteile der Papierakte vermeiden.

Diskussion

Die Nutzungsmöglichkeiten einer in das vorhandene KIS implementierten EPA sind vielfältig. Durch solch ein System kann eine lückenlose, fächerübergreifende und ubiquitäre Dokumentation erfolgen. Die Alternative stellt die Anschaffung eines Drittsystems dar, welches sowohl durch eine Schnittstelle mit dem Hauptsystem verbunden werden muss als auch deutliche höhere Anschaffungs- und Erhaltungskosten aufweist.

[FIDUSweb version 2.0 : An electronic platform to establish a cooperative university eye network]

BACKGROUND

Due to the increasing digitalization in ophthalmology, increasingly more documentation and diagnostic data are becoming electronically available. In order to improve patient care beyond sectoral boundaries, electronic cooperation portals were introduced in Münster and Homburg, which serve the networking with ophthalmologists in private practice.

METHOD

This article reports on the implementation of an electronic cooperation portal at the University Eye Hospitals in Münster and Homburg in 2015 and 2016.

RESULTS

The FIDUSweb represents a data protection-compliant cooperation portal that can be easily set up. By implementing it as a web portal all terminal equipment and also electronic patient files can be networked. Particularly important functions are the transmission of medical reports in real time, appointment booking functions, the transmission of imaging data and shared treatment documentation.

CONCLUSION

Cross-sectoral care can greatly benefit from the use of the FIDUSweb, especially in digital and multimodal ophthalmology.

[Per aspera ad astra: implementation of electronic patient records in a university eye hospital : Experience with FIDUS in the Clinic for Ophthalmology at the Saarland University Medical Center UKS]

BACKGROUND

For more than 60 years patient records of the Department of Ophthalmology at the Saarland Medical Center in Homburg were documented on handwritten paper documents and filed in archives. Increasing requirements for medical documentation, exploding volumes of diagnostic data, overcrowded archives and unavailable files when needed, were the essential rationales for the implementation of an electronic patient archive (EPA).

METHODS

The EPA has been specifically adapted to the requirements of the Department of Ophthalmology in order to guarantee a standardized unobstructed documentation and patient care across all sections of the department. Seamless integration into the clinic information system (KIS) and network-compatible diagnostic software were essential as well as a timely digitization of existing paper charts. Decisive factors for using FIDUS (Arztservice Wente GmbH, Darmstadt, Germany) as the EPA software were the visual layout of the EPA, user friendliness and reference installations of the software in other ophthalmology departments.

RESULTS

After one and a half years of meticulous preparation with specific adaptations to the requirements of our department, the EPA was finally implemented in January 2016 and since then we have been working on improvements. The EPA software retrieves basic patient data from the KIS and diagnostic data from electronic devices via various interfaces. Expenses for printers could be reduced but computer workplaces had to be expanded or newly created. For previous patients paper files are digitized externally and stored in an electronic archive directly accessible from the EPA.

DISCUSSION

Successful reorganization and implementation of electronic documentation during clinical routine is feasible with careful preparation and timely involvement of information technology experts, motivated physicians, nurses, research departments and the administration.

Current issues in patient safety in surgery: a review

Current surgical safety guidelines and checklists are generic and are not specifically tailored to address patient issues and risk factors in surgical subspecialties. Patient safety in surgical subspecialties should be templated on general patient safety guidelines from other areas of medicine and mental health but include and develop specific processes dedicated for the care of the surgical patients. Safety redundant systems must be in place to decrease errors in surgery. Therefore, different surgical subspecialties should develop a specific curriculum in patient safety addressing training in academic centers and application of these guidelines in all practices. Clearly, redundant safety systems must be in place to decrease errors in surgery, in analogy to safety measures in other high-risk industries. Specific surgical subspecialties are encouraged to develop a specific patient safety curriculum that address training in academic centers and applicability to daily practice, with the goal of keeping our surgical patients safe in all disciplines. The present review article is designed to outline patient safety practices that should be adapted and followed to fit particular specialties.